申请进行到一半时，成绩单、翻译件、CV、推荐信、护照页和学校邮件很容易散在不同设备里。最后一天找文件，是最容易上传错版本的时刻。一个简单的目录结构能避免很多不必要的失误。
按用途而不是按收到时间分类
身份文件、学术材料、语言证明、推荐、学校沟通和财务资料分别保存，更容易查找。
文件名让人一眼认出版本
包含姓名、文件类型、日期和版本即可，不需要复杂编码。
保留提交记录
每次上传或邮件发送后，保存确认页面、附件版本和日期；若学校要求补件，也能快速对应。
文件应只通过学校认可的安全渠道提交，避免在公开群聊或不明链接中传送敏感信息。